Personvern

Slik behandler Haugesund Svømmeklubb opplysninger om deg i HSK Klubb og HSK Medley.

Hvem er ansvarlig

Haugesund Svømmeklubb (org.nr. 984150245) ved styret er behandlingsansvarlig. Spørsmål, innsyn, retting og sletting: send e-post til klubbens sekretær, hsk.sekretar@gmail.com.

Hva vi lagrer, og hvorfor

• Styret, trenere, reiseledere og andre med tilgang: navn, e-post, mobil og rollene dine, så klubben kan drives: møter, oppgaver, reiser og filarkiv. Grunnlag: klubbens berettigede interesse i å drive klubben (medlemskapet).
• Foresatte med konto: fornavn, etternavn, e-post og mobil fra «Bli med», og hvilke svømmere du er foresatt for. Brukes til å gi deg konto, vise gruppe, trenere og reiser, og sende viktig informasjon om svømmerne dine. Grunnlag: samtykket du gir i skjemaet. Nyhetsbrev bare når du har krysset av for det; det kan slås av på Konto-sida.
• Svømmerne: navn, fødselsår, kjønn og lisens hentes fra Norges Svømmeforbunds Medley, som klubben alt bruker til påmelding. I tillegg lagres treningsgruppa. Vi lagrer ikke adresse, fødselsnummer eller helseopplysninger om svømmerne.
• Utlegg og kjøregodtgjørelse: kontonummer og adresse for utbetaling, kvitteringer og navn på passasjerer. Grunnlag: avtalen om å få utlegget dekket og bokføringsloven.
• Innlogging og sikkerhet: e-post, passord (bare som hash), engangskoder (bare som hash, slettes etter et døgn) og IP-adresse ved innlogging, søknad og viktige handlinger. En logg viser hvem som gjorde hva (innlogging, tilgang, vedtak, referat). Grunnlag: berettiget interesse i å sikre tjenesten.
• Varsler på mobilen: adressen telefonen din har hos push-tjenesten (Apple, Google eller Mozilla) og valgene dine. Slås av på Konto-sida eller ved å fjerne enheten.
• E-post om reisen: når svømmeren din er bekreftet påmeldt, får du én e-post med lenke til reisesida. Vi måler om e-posten ble åpnet og lenken trykket, så reiseleder vet om informasjonen nådde fram. Hvem som åpnet, slettes en uke etter stevnet; bare antallet blir igjen.

Hvem ser hva

Bare de som trenger det i rollen sin: trenere ser sin gruppe med de foresattes navn, mobil og e-post; reiseledere ser deltakerne på reisen; styret og administrator ser tilgang og logg; regnskapsfører ser utlegg med kontonummer. Den delte reisesida (lenke uten innlogging) viser bare fornavn og forbokstav i etternavnet på svømmerne. Vi selger eller deler aldri opplysninger med andre.

Hvor dataene ligger

På klubbens egen server i Norge, med daglig sikkerhetskopi. E-post sendes gjennom klubbens e-postleverandør. Push-varsler går gjennom Apple, Google eller Mozilla, som bare får en kryptert melding.

Hvor lenge

• Søknader om konto slettes når de er behandlet, og uansett etter 90 dager.
• Loggen over hvem som gjorde hva (med IP-adresse) slettes etter 365 dager.
• Saker du melder inn slettes 180 dager etter at de er lukket.
• Innloggingen i HSK Medley utløper etter 180 dager.
• Målingen av e-post slettes 7 dager etter stevnet.
• Kvitteringer slettes 5 år etter utbetalingen (bokføringsloven). Beløp og dato på utlegget blir stående.
• Kontoen din deaktiveres når du slutter i klubben. Ber du om sletting, fjernes navn, e-post, telefon, kontonummer, adresse, innlogging og varsler; utlegg og logg beholder bare «Slettet person».

Dine rettigheter

Du kan be om innsyn, retting og sletting, trekke samtykket tilbake og slå av nyhetsbrev og varsler på Konto-sida. Du kan også klage til Datatilsynet. Skriv til hsk.sekretar@gmail.com, så svarer vi innen en måned.

HSK Medley-appen

HSK Medley virker uten konto og lagrer ingenting om deg på serveren, bortsett fra adressen til telefonen din når du slår på varsler. Alt om svømmerne kommer fra Medley og vises slik Medley selv viser det. Rolle, stjerner, stoppeklokke og film ligger bare på din telefon. Logger du inn med klubbkontoen, hentes gruppe og trenere fra HSK Klubb mens du bruker appen; ingenting lagres i HSK Medley.

Sist endret 10. november 2026.